Sistem majanemen Mutu ISO 9001:2008

 SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001:2008

Mutu merupakan kata kunci dalam Era Globalisasi yang ditandai begitu banyaknya persaingan yang ketat pada saat ini. Keberhasilan dalam upaya untuk menjadi pemenang dalam kompetisi khususnya dalam dunia pendidikan sangat ditentukan oleh kemampuan sekolah Anda dalam mengelola dan meningkatkan sumberdaya yang di miliki oleh sekolah Anda sendiri dalam memberikan layanan pendidikan di sekolah Anda yang benar-benar prima. Sekolah Anda dalam hal ini harus benar-benar menyadari bahwa dalam proses memenuhi Standar Pendidikan dan memenuhi harapan masyarakat, maka sekolah Anda harus menunjukkan nilai tambahnya dalam memenuhi harapan mewah dari masyarakat tersebut.

Penerapan Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001:2008 di sekolah Anda merupakan hal yang sangat penting. Mengapa demikian? Karena SMM ISO 9001:2008 memfokuskan pada peningkatan layanan pendidikan dari semua sektor pendidikan yang ada di sekolah Anda. Dalam upaya meningkatkan gairah layanan pendidikan, SMM ISO digunakan untuk meningkatkan kompetensi warga sekolah Anda untuk menjadi jagoan; Jagoan Kesiswaan, Jagoan Kurrikulum, Jagoan Humas, Jagoan Sarpras dan seterusnya.

Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 akan dapat memberikan nilai tambah. Apa yang dimaksud dengan Nilai Tambah? Yaitu Sekolah Anda akan bertambah baik Sistem Administrasinya pada semua bagian sub. Bidang, bertambah menjadi segalanya dan menjadi terpenuhi. Jika sekolah Anda di pastikan menerapkan SMM ISO 9001:2008 akan memiliki keunggulan pada Sistem Administrasi pada semua bagian di sekolah Anda, ini bisa terjadi karena pada SMM ISO sekolah Anda wajib untuk mengendalikan kearsipan, dan sekolah Anda akan memiliki prosedur kerja yang operasional dan terukur (dapat dilaksanakan), sehingga tidak terjadi tumpang tindih kewenangan dan kewajiban di sekolah Anda, sekolah Anda dipastikan memiliki acuan baku yang telah ditetapkan oleh Top Manajemen (Kepala Sekolah) di sekolah Anda, dan kemudian diterapkan oleh semua warga sekolah Anda, sehingga sekolah Anda akan dipastikan memiliki kinerja yang terukur dan terencana dengan jelas bahwa apapun yang dikerjakan pasti jelas hasilnya, kemudian dilakukan tinjauan menajemen oleh Top Manajemen di sekolah Anda secara berkala sebagai dasar untuk perbaikan berkelanjutan. Sekolah Anda yang dipastikan menerapkan SMM ISO 9001:2008 dalam mengambil keputusan apapun untuk meningkatkan kualitas mutu pendidikan di sekolah Anda wajib mengikut sertakan seluruh warga sekolah Anda yang tentunya untuk mencapai cita-cita dan tujuan mewah di sekolah Anda baik jangka panjang, menengah, dan pendek. Kemudian secara rutin melakukan Audit Internal untuk memastikan bahwa Sistem Manajemen Mutu yang sudah di buat sesuai dengan kategori sekolah Anda benar-benar sudah berjalan sesuai dengan jalurnya yaitu sesuai dengan klausul yang dipersyaratkan dengan standar-standar Internasional.

Untuk sekolah Anda yang dipastikan menerapkan SMM ISO 9001:2008, setelah mendapatkan keunggulan secara Internal, juga mendapatkan keungtungan Eksternal. Apa manfaat Eksternal bagi sekolah Anda? yang pasti menerapkan ISO 9001:2008? yaitu akan mendapatkan gelar “Mutu Sekolah Berstandar Internasional ISO 9001;2008” dengan kategori sekolah Anda tersebut (MSBI ISO9001:2008) sudah barang tentu memberikan peningkatan kepercayaan layanan pendidikan kepada masyarakat luas yang benar-benar Bertaraf Internasional, karena sekolah Anda di Audit oleh Lembaga Sertifikasi Mutu Internasional yang dilakukan oleh Negara-negara OECD (kelompok Ngera berekonomi maju) yang diberi kewenangan untuk megeluarkan Sertifikat Mutu Internasional, kemudian sekolah Anda terdaftar dan diakui sebagai sekolah yang bersertifikat ISO, sehingga sekolah Anda akan memiliki standar yang sama dengan sekolah-sekolah maju di Indonesia yang sudah berlebel ISO. Perlu sekolah Anda tahu bukan bentuk dari pembohongan kepada masyarakat luas. 

Oleh karena itu, ada hal yang sangat-sangat penting dan dipahami pada sekolah Anda, bahwa penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 ini bukan hanya untuk memenuhi kebutuhan sesuai persyaratan kepuasan layanan pendidikan pada pelanggan di sekolah Anda, namun juga untuk kepentingnan sekolah Anda sendiri untuk mendapatkan nilai tambah yang lebih terhadap produk yang sama dibanding dengan lembaga-lembaga lain. Ketika sekolah Anda sudah mendapatkan pengakuan formal dengan menyandang gelar Sekolah Bersertifikat Internasional ISO9001:2008 wajib dan harus menjaga konsistensi mutu. Bagaimana cara menjaga konsistensi mutu? Untuk sekolah Anda yang mengimplementasikan dan mendapat kepercayaan Internasional (bersertifikat ISO) harus memiliki prinsip “WIN-WIN” jika sekolah Anda sudah dikenal sebagai Jagonya Mutu sekolah Anda diwajibkan memiliki jadwal untuk memberikan pembinaan kepada lembaga-lembaga lain, dan ketika sistem manajemen mutu yang sekolah Anda miliki nantinya benar-benar bisa diterapkan oleh lembaga lain dengan sedikit modifikasi lalu lembaga lain menjadi sukses seperti sekolah Anda maka sekolah Anda sudah memberikan kemenangan pada lembaga lain. Saat itulah sekolah Anda telah menemukan Jalan Kekuwatanya dengan ISO9001:2008.

Apakah bisa sekolah Anda menjadi Jagonya Mutu? Jawabnya pasti bisa, jika syarat atau klausul menuju Sistem Manajemen Mutu ISO9001:2008  sekolah Anda dengan berjuang keras serta pembinaan dengan konsultan yang prima sebagaimana yang telah dilakukan di lembaga-lembaga sekolah yang sudah berhasil dengan ISO 9001:2008.

Persyaratan-persyaratn ISO9001:2008 sebagai berikut (Klausul 4.1-8.5.3):

PERSYARATAN-PERSYARATAN	KLAUSUL
Ruang Lingkup Umum Aplikasi	F   1 F   1.1 F   1.2
Acuan Normatif	F   2
Tujuan dan Definisi	F   3
SISTEM MANAJEMEN MUTU	F   4
Persyaratan Umum	F   4.1
Persyaratan Dokumen Umum Pedoman/Manual Mutu Pengendalian Dokumen Pengendalian Rekaman/Catatan Mutu	F 4.2 F 4.2.1 F 4.2.2 F 4.2.3 F 4.2.4
TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN	F 5
Komitmen Manajemen Fokus pada Pelanggan Sekolah (warga sekolah) Kebijakan Mutu Sekolah	F 5.1 F 5.2 F 5.3
Perencanaan Tujuan Mutu Sekolah Perencanaan Sistem Manajemen Mutu Sekolah	F 5.4 F 5.4.1 F 5.4.2
Tanggung Jawab, Wewenang, dan Komunikasi Tanggung Jawad dan Wewenang Wakil Manajemen Komunikasi Internal antar Waka & Kordinator	F 5.5 F 5.5.1 F 5.5.2 F 5.5.3
Tinjauan Manajemen Mutu Sekolah Umum Input Tinjauan Output Tinjauan	F 5.6 F 5.6.1 F 5.6.2 F 5.6.3
MANAJEMEN SUMBERDAYA	F 6
Penyediaan Sumberdaya	F 6.1
Sumberdaya Manusia Umum Kemampuan, Kesadaran, dan Pelatihan	F 6.2 F 6.2.1 F 6.2.2
Prasarana	F 6.3
Lingkungan Kerja	F 6.4
REALISASI HASIL SEKOLAH	F 7
Perencanaan Realisasi Hasil Sekolah	F 7.1
Proses yang Berkaitan dengan Pelanggan Sekolah Penentuan Persyaratan yang Berkaitan dengan Hasil Sekolah Tinjauan Persyaratan yang Berkaitan dengan Hasil Sekolah Komunikasi dengan Pelanggan Warga sekolah	F 7.2 F 7.2.1 F 7.2.2 F 7.2.3
Disain dan Pengembangan Perencanaan Disain dan Pengembangan Input Disain dan Pengembangan Output Disain dan Pengembangan	F 7.3 F 7.3.1 F 7.3.2 F 7.3.3
Tinjauan Disain dan Pengembangan Verifikasi disain dan Pengembangan  Validasi Disain dan Pengembangan              Pengendalian Perubahan Disain dan Pengembangan	F  7.3.4 F  7.3.5 F  7.3.6 F  7.3.7
Pembelian Proses Pembelian atau Pengadaan Barang dan Jasa Sekolah Informasi Pembelian atau Pengadaan Barang dan Jasa sekolah Verifikasi Produk (barang & Jasa) yang Dibeli	F  7.4 F  7.4.1 F  7.4.2 F  7.4.3
Penyediaan Produksi dan Jasa Pengendalian Penyediaan Barang dan Jasa Sekolah Validasi Proses untuk Penyediaan Barang dan Jasa Sekolah Identifikasi dan Mampu Telusur Kepemilikan Pelanggan Tindak telusur lulusan	F  7.5 F  7.5.1 F  7.5.2 F  7.5.3 F  7.5.4 F  7.5.5
Pengendalian Peralatan Monitoring dan Pengukuran	F  7.6
PENGUKURAN, ANALISA, DAN PERBAIKAN	F  8
Umum	F  8.1
Monitoring dan Pengukuran Kepuasan Pelanggan (Warga Sekolah) Internal Audit Monitoring dan Pengukuran Proses Monitoring dan Pengukuran Hasil Sekolah	F  8.2 F  8.2.1 F  8.2.2 F  8.2.3 F  8.2.4
Pengendalian Hasil Tidak Sesuai	F  8.3
Analisa Data	F  8.4
Perbaikan Perbaikan Berkelanjutan Tindakan Koreksi Tindakan Pencegahan	F  8.5 F  8.5.1 F  8.5.2 F  8.5.3

Apabila SMM ISO9001:2008 ini diterapkan pada sekolah Anda secara benar dan konsisten, maka dapat dipastikan terjadi magic pada sekolah Anda yaitu adanya peningkatan kinerja dan kepuasan pelanggan (staff, siswa, guru, kepala sekolah, penjaga sekolah, wali murid, serta masyarakat sekitar). Jika sekolah Anda pahami bahwa dalam proses meraih SMM ISO mengutamakan pengendalian proses sejak awal, sehingga seluruh proses kerja menjadi titik-titik kritis dan penting yang menentukan keberhasilan sekolah Anda dalam meningkatkan dan menumbuhkan mutu percepatan layanan pendidikan dan mutu proses untuk menghasilkan cita-cita dan tujuan mewah sekolah Anda.

 

II.           MANFAAT PENERAPAN SMM ISO 9001:2008

Dipastikan sekolah Anda yang menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO9001:2008 secara konsisten dan berkelanjutan, maka sekolah Anda sudah dipastikan mendapatkan nilai tambah yang sangat besar, sebagai berikut

Manfaat External pada sekolah Anda:

§  Meningkatkan hubungan dengan positif dengan peserta didik

§  Meningkatkan hubungan dengan pelanggan (kepuasan warga sekolah)

§  Lebih competitive dibandingkan dengan sekolah lain atas produk yang sama

§  Peningkatan kepuasan warga sekolah

§  Perbaikan dalam penanganan komplain dan keluhan warga sekolah

Manfaat Internal (Lebih banyak dibanding manfaat eksternal) di sekolah Anda:

§  Penurunan kerja ulang

§  Penurunan dalam biaya jangka panjang

§  Perbaikan dalam pengedalian dan pengukuran proses

§  Perbaikan moral dan respon dari staff

§  Perbaikan tanggungjawab individu, bagian, dan sistem manajemen

§  Perbaikan kejelasan wewenang dan tanggungjawab

§  Peningkatan efisiensi penggunaan sumberdaya

Sistem manajemen sekolah Anda menjadi lebih baik dan berkembang, mengapa demikian? Karena sekolah Anda memiliki:

1.       Pedoman Mutu

PM (Pedoman Mutu) sebagai alat “Promosi Sekolah” yang berisikan tentang “Profil Sekolah” dan penjelasan tentang operasional penerapan SMM ISO9001:2008.

2.      Kebijakan Mutu

KM (Kebijakan Mutu) sebagai pedoman arah kebijakan jangka panjang sekolah Anda dalam hal perbaikan mutu sekolah secara berkelanjutan.

3.      Sasaran Mutu

SM (Sasaran Mutu) yang dimaksud dalam ISO adalah seperangkat pedoman organisasi yang digunakan untuk meraih target-target jangka pendek dan peningkatan sekolah.

4.      Prosedur Mutu / Prosedur Kerja

PM/PK (Prosedur Mutu/Prosedur Kerja) adalah seperangkat pedoman mutu dalam melaksanakan tugas-tugasnya di sekolah Anda menjadi terprosedur baku yang dipergunakan oleh seluruh departemen/devisi di sekolah Anda.

5.      Job Deskripsi / Tugas dan Tanggungjawab

JD (Job Description) adalah seperangkat pedoman standar pembagian tugas-tugas dan tanggungjawab yang jelas dan tidak ada tumpang tindih kewenangan dalam menjalankan proses-proses di seluruh departemen atau devisi di sekolah Anda.

6.      Standar Internal

SI (Standar Internal) adalah seperangkat pedoman standar yang berisikan persyaratan-persyaratan input yang akan menentukan output sehingga dijadikan standar dalam peningkatan kinerja sekolah Anda.

7.      Standardisasi Format, Pemakaian, dan Pengendalian Arsip

SF (Standardisasi Format) adalah seperangkat kumpulan rekaman penting (file, CD, Buku, Format, Dokumen_) sehingga benar-benar memudahkan penyimpanan dan pengambilan arsip yang tersimpan. Mengapa harus pengelolaan arsip wajib baik untuk sekolah Anda? jawabnya adalah kerena pengelolaan arsip yang baik mudah dilihat dan gampang diambil dan mudah dikembalikan pada tempatnya merupakan wujud kinerja dan menunjukkan tingkat profesionalisme di sekolah Anda.